Drei große Projekte auf einmal, zwei neue Pitches und Last-Minute-Änderungen vom Kunden – im Agentur-Alltag ist das normal. Die Herausforderung: zuverlässiges Projektmanagement um den Überblick zu behalten, Ressourcen effizient zu planen, Deadlines einzuhalten und die Kunden glücklich zu machen.
Aufgaben eines Projektmanagers in einer Agentur
Das Aufgabengebiet von Projektmanagement gestaltet sich vielfältig. Denn es reicht oft von der Kundenkommunikation über die interne und externe Koordination bis hin zum Projektcontrolling. Je nach Agentur zählen auch Aufgaben wie Konzeption und Ressourcenplanung dazu sowie die Budgetierung und das Timing.
Die Aufgaben eines Projektmanagers sind vielfältig: vom Kundenbriefing bis zur Umsetzung gibt es viel zu tun.
Hier die wichtigsten Projektmanagement Aufgaben in der Übersicht:
- Kundenkommunikation
- interne und externe Projekt-Kommunikation
- Projektmanagement und -koordination
- Kostenplanung / Budgetierung
- Ressourcenplanung & Teamplanung
- Briefing-Erstellung
- Qualitätskontrolle
- Zeitplanung / Timing
- Abrechnung / Projektcontrolling
- Konzeption
- Mitarbeiter-Information & Motivation
Wie ist der Projektmanagement Ablauf in einer Agentur?
Natürlich läuft das Projektmanagement in allen Agenturen anders. Wie der Projektablauf ist, hat mit der Größe des Unternehmens zu tun und ist natürlich projekt- und kundenabhängig. Aber im Großen und Ganzen kann der Ablauf für den Projektmanager in Agenturen in folgende Schritte aufgegliedert werden:
- Kundenbriefing
- Rebriefing mit Kunde
- Team Zusammenstellung
- Kostenvoranschlag-Schätzung mit dem Team
- KV Erstellung
- Kick-off mit Team
- Ressourcenplanung
- Timing
- Aufgabenverteilung & Festlegung von Teilverantwortlichkeiten
- Briefing der Teams
- Setzen von Meilensteinen & Organisation von Catch-ups
- Qualitätskontrolle
- Projektcontrolling
Phase 1: Briefing & Kostenvoranschlag
In den meisten Fällen läuft es so: Ein Kunde schickt ein Briefing zu einem neuen Projekt, das er gerne umsetzen möchte. Darin sollten einige wichtige Punkte stehen, wie die Art des Projekts, Ziele des Projekts, Budget und Deadline. Da Kunden-Briefings fast nie vollständig sind, macht man als Projektmanager erst einmal ein Rebriefing mit dem Kunden (am besten telefonisch, um alle Fragen schnell zu klären und Absichten zu hinterfragen). Das Rebriefing dient auch dazu den Kunden erstmalig bezüglich des geplanten Projekts zu beraten und gemeinsam realistische Ziele festzulegen. Ist der Projektumfang klar, so kann es an die Konzeption für das Projekt sowie die Team-Zusammenstellung gehen. So wird einer der Konzepter gleich mal an die Mechanik des neuen Projekts gesetzt.
Der nächste Punkt ist der Kostenvoranschlag. Hier muss eine Schätzung erfolgen, wie viel Ressourcen das Projekt wohl in Anspruch nehmen wird. Will der Kunde beispielsweise eine Landingpage, so schätzt der Projektmanager den Aufwand mit dem zuständigen Entwickler, dem ausgewählten Designer und dem Konzepter, der sich bereits über die Mechanik Gedanken gemacht hat. Ist der KV fertig, so wird er zur Freigabe an den Kunden geschickt bevor weiter an dem Projekt gearbeitet wird.
Oft gibt es nach Zusendung des KVs noch Änderungswünsche, Budget-Änderungen oder Diskussionen. Hat man sich geeinigt und der KV ist unterschrieben, so kann es mit der eigentlichen Arbeit am Projekt losgehen. Dazu wird bei größeren Projekten erst einmal ein Kick-off-Meeting festgelegt, bei dem alle Teammitglieder anwesend sind.
Phase 2: Projektvorbereitung
In der Projektvorbereitung werden die Rahmenbedingungen wie Budgetverteilung und Timing festgelegt und Aufgaben an Teilverantwortlichkeiten verteilt.
Im Kick-off wird das Projekt genauer erklärt, Ideen und Meinungen werden eingeholt und der Zeitrahmen wird grob abgesteckt. Ebenso werden genauen Zeiten im nächsten Schritt, der Ressourcenplanung, festgelegt. Diese wird meistens mit einem webbasierten Tool wie Kanban, Teamweek oder Trello gemacht. Hier kann man eine bestimmte Person für ein bestimmtes Projekt eine gewisse Zeit lang für eine Aufgabe buchen. Neben der Ressourcenplanung kann man auch gleich das Timing inklusive Meilensteinen erstellen. Das Timing enthält die verschiedenen Aufgaben mit jeweils einer Deadline sowie auch Kundenverantwortlichkeiten. So stehen im Timing beispielsweise auch Tasks wie „Freigabe Kunde“ oder „Testing Kunde“, so dass auch von dieser Seite das meist sehr knappe Timing nicht gefährdet wird.
Phase 3: Projektumsetzung
Nachdem alle Augaben verteilt und alle Verantwortlichkeiten festgelegt sind, kann es an die Umsetzung gehen. Dazu verfasst der Projektmanager Briefings für jedes Team bzw. jede Teilaufgabe. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe abgeschlossen hat, so geht die Information an den Projektmanager, der für die Qualitätskontrolle verantwortlich ist und die Information wiederum an den Kunden weitergeben kann.
Während das Projekt läuft, wird in Catch-up-Meetings und über Meilensteine überprüft, ob das Projekt noch im zeitlichen und budgetären Rahmen ist. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird wieder intern die Qualitätskontrolle vom Projektmanager durchgeführt bevor die Information an den Kunden geht. Meistens kommt dann noch Kundenfeedback, das eingearbeitet werden muss. Ist das Projekt abgeschlossen und final vom Kunden angenommen, so kann das Projektcontrolling erfolgen. Dazu wir vom Projektmanager die geplante und die tatsächlich gebrauchte Zeit für das Projekt verglichen. Dies geht relativ einfach mit Zeiterfassung-Tools wie Toggl. So kann der Projektmanager feststellen, ob die Agentur mit dem Projekt Gewinn gemacht hat und diese Information an die Geschäftsführung weitergeben. Dann kann es mit dem nächsten Projekt weitergehen…
