Buchhaltung für Selbstständige

Buchhaltung für Selbstständige

Wie genau sieht die Buchhaltung für Selbstständige aus und was ist zu beachten? Wann ist eine einfache und wann eine doppelte Buchführung notwendig? Und ab wann muss ich die Mehrwertsteuer auf meinen Rechnungen angeben?

Einleitung: Der Start in die Selbstständigkeit

Die Zahl der Neugründungen von Unternehmen in Österreich steigt von Jahr zu Jahr. Doch jedes dritte Unternehmen scheitert. Wer sich zu einer Selbstständigkeit entschließt, hat deshalb einen langen steinigen Weg vor sich, auf dem einiges schief gehen kann. Denn die meisten Neugründer scheitern bereits nach zwei Jahren. Damit dir das nicht passiert, findest du in diesem Artikel hilfreiche Tipps und Informationen zur Buchhaltung für Selbstständige und mehr.

Buchhaltung fuer Selbststaendige veraltet

Die Buchhaltung für Selbstständige ist ebenfalls in der digitalen Welt angekommen.

Welche Herausforderungen gibt es?

Eigene Ideen zu verwirklichen und sein eigener Chef sein bringt viel Verantwortung mit sich. Gerade der Beginn einer Selbstständigkeit beinhaltet sehr viel Arbeit und ein hohes Maß an Risiken. Du kannst nicht alle Aufgaben delegieren. Für Mitarbeiter fehlt oft das Budget und das nötige Kleingeld. Also bedeutet selbstständig sein zunächst einmal viel Stress. Doch als dein eigener Chef wirst du lernen, entspannt mit der Verantwortung umzugehen und auch schwierige stressige Zeiten zu meistern.

Termindruck und Arbeitsbelastungen lassen sich reduzieren durch entsprechende Techniken zur Stressbewältigung. Hier ist erlaubt was gefällt. Ob Sport, Wellness oder Massagen, wichtig ist, dass die Balance gehalten wird.

Als Jungunternehmer benötigst du Geld. Nur mit Geld kann deine Geschäftsidee auf den Markt kommen. Wenn du nicht gerade Omas Sparstrumpf plündern darfst, hast du sicher nur beschränkte finanzielle Mittel. Banken sind mit Krediten eher vorsichtig. Doch es gibt noch andere Möglichkeiten:

  • das Crowdfunding
  • das Crowdinvesting
  • das Peer-to-Peer-Lending
  • Business Angels
  • Förderungen durch die Wirtschaftsagentur Wien oder dem FFG und
  • Contests

Das Geld für die Neugründung deines Unternehmens ist vorhanden. Doch aus dem Fenster werfen darfst du es nicht. Der kluge Einsatz des Kapitals ist gefragt. Schließlich will der Staat Steuern von dir. Du kannst aber bereits bei der Wahl der Rechtsform bares Geld sparen. In Österreich gibt es nämlich keine einheitliche Unternehmensbesteuerung.

Die Hürde hast du nun auch geschafft. Doch wie wirst du jetzt bekannt? Wo findest du Kunden? Eine professionelle Darstellung im Außen ist gerade in anfangs das A und O. Dein Unternehmen braucht ein unverwechselbares Gesicht, damit es sich von anderen Unternehmen abhebt. Geschäftskontakte sind ebenfalls sehr wichtig, um dich voranzubringen. Als Junggründer solltest du ein Netzwerk aufbauen, dass dich trägt. Dafür stehen dir die unterschiedlichsten Möglichkeiten zur Verfügung:

Warum ist die Buchhaltung für Selbstständige so wichtig?

Jetzt reibst du dir die Hände. Da kann ja nichts mehr schiefgehen. Du irrst. 71 % der Firmenpleiten sind auf Managementfehler zurückzuführen. Von diesen 71 % sind 47 Prozent auf innerbetriebliche Fehler und Verlustquellen und 36 Prozent auf den fehlenden kaufmännischen Weitblick zurückzuführen. Fehler- und Verlustquellen kann man nur abstellen, wenn man sie kennt. Um sie zu erkennen, benötigst du eine funktionierende Buchhaltung und eben einen kaufmännischen Weitblick. Doch auch den kann man lernen.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Die gute Nachricht für dich ist, dass neugegründete Einzelunternehmen und Personengesellschaften im ersten Wirtschaftsjahr noch nicht buchführungspflichtig sind. Freiwillig kannst du jedoch den Gewinn ermitteln, auch wenn die Umsätze noch so gering sind und du ein Ein-Mann- oder Ein-Frau-Unternehmen bist.

Die Buchführungspflicht ergibt sich aus den §§ 189 UGB und § 124 BAO. In § 189 Abs. 1 Z 3 hat der Gesetzgeber Schwellenwerte festgelegt, bei deren Überschreitung für dich eine Rechnungslegungspflicht (Buchführungspflicht) eintritt. “Dabei muss der Umsatz-Schwellenwert grundsätzlich zweimal hintereinander (=nachhaltig) überschritten worden sein. Sodann tritt nach Ablauf eines „Pufferjahres“ die Rechnungslegungspflicht mit dem übernächsten Jahr ein (das Unterschreiten der Umsatzschwelle im Pufferjahr ist irrelevant). Wird der „qualifizierte“ Umsatz-Schwellenwert überschritten, tritt die Rechnungslegungspflicht bereits bei einmaligem Überschreiten und ohne Pufferjahr ein, somit bereits ab dem nächstfolgenden Geschäftsjahr (= Wirtschaftsjahr).” (Quelle BMF)

Die Schwellenwerte betragen:

Umsatz-Schwellenwert Qualifizierter Umsatz-Schwellenwert
700.000 Euro 1.000.000 Euro
Rechnungslegungspflicht tritt ein bei zweimaliger, aufeinanderfolgender Überschreitung bei einmaliger Überschreitung
ab wann? nach einem Pufferjahr ohne Pufferjahr bereits ab Folgejahr

 

Im Rahmen der Rechnungslegungspflicht wird zwischen einfacher und doppelter Buchführung unterschieden. Die doppelte Buchführung verpflichtet dein Unternehmen zur Kontierung der Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Buchführungskonten: Konto und Gegenkonto. Daher  musst du eine Bilanz und eine Gewinn-und Verlustrechnung erstellen. Die einfache Buchführung ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Hierbei stellst du deine Ausgaben den Einnahmen einfach gegenüber.

Buchhaltung fuer Selbststaendige

Nachfolgend die verschiedenen Formen der Buchhaltung für Selbstständige.

Wann dürfen Selbstständige die einfache Buchführung anwenden?

In der nachfolgende Tabelle siehst du wann du zur einfachen Buchführung verpflichtet bist.

Rechtsform Umsatzgrenze Rechnungslegungspflicht
Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Offene Gesellschaft – OG, Kommanditgesell- schaft – KG) bis 220.000 Euro Umsatz im Vorjahr wahlweise Basispauschalierung, Einnahmen-Ausgaben Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs 1 EStG) möglich
bis 700.000 Euro Umsatz wahlweise Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung (nach § 4 Abs 1 EStG; bei Fortsetzungs- option2) auch nach § 5 EStG) möglich
bei zweimaliger Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro oder einmaliger Überschreitung von 1.000.000 Euro doppelte Buchführung nach § 5 EStG verpflichtend
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), GmbH & Co. KG keine Umsatzgrenze doppelte Buchführung (nach § 5 EStG, gilt für GmbH und AG auch bei nicht gewerblicher Tätigkeit) unabhängig vom Umsatz stets verpflichtend

Quelle BMF

1) Siehe auch Pauschalierung. Es bestehen daneben auch branchenspezifische Pauschalierungsmöglichkeiten, die auch bei höheren Umsätzen noch anwendbar sind.

2) Antrag auf Fortsetzung der Gewinnermittlung nach § 5 EStG bei Wegfall der Rechnungslegungspflicht wegen zweimaligen Unterschreitens des Schwellenwertes (§ 5 Abs 2 EStG)

Eine Möglichkeit, wie man die Vorsteuer und Betriebsausgaben berechnen kann, ist die Basis-Pauschalierung. Diese erhalten Unternehmer und Freiberufler. Die Basis-Pauschalierung gilt nur für:

  1. die Vorsteuer.
  2. die Betriebsausgaben.

Für die Basis-Pauschalierung brauchst du keine Belege. Deine Einnahmen musst du trotzdem genau aufschreiben. Die Basis-Pauschalierung kann dir also die Arbeit in Bezug auf deine Buchhaltung deutlich erleichtern.

Freiberufler und Buchhaltung für Selbstständige

Bist du Freiberufler, im Sinne des UGB, dann musst du auch bei höheren Umsätzen keine Bücher führen. Du kannst es aber trotzdem tun, damit du die richtigen Entscheidungen für dein Unternehmen treffen kannst. Freiberufler bist du in Österreich, wenn du in einem freien Beruf selbstständig und auf eigene Verantwortung tätig bist. Eine Liste der freien Berufe findest du auf der Seite der WKO. Als Freiberufler führst du eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Buchhaltung für Selbstständige: Die Kleinunternehmerregelung

Bist du Kleinunternehmer, so darf dein Jahresumsatz 30.000€ nicht überschreiten. Außerdem muss sich dein Firmensitz in Österreich befinden. Und nur einmal in fünf Jahren darfst du diese Grenze um 15 % überschreiten. Steuerbefreite Umsätze werden nicht mitgezählt.

Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, aber auch keine Vorsteuer erhältst. Auf diese Befreiung kannst du folglich verzichten (Formular U12 – Optionserklärung). Diese Optionserklärung bindet dich für fünf Jahre. Erst danach kannst du sie widerrufen.

Auf deiner Rechnung darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Tust du das trotzdem, musst du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Auf die Steuerbefreiung musst du dann auf deiner Rechnung hinweisen. Eine Umsatzsteuervoranmeldung musst du nicht abgeben, es sei denn du wirst vom Finanzamt dazu aufgefordert.

Zu Beginn deiner Selbstständigkeit musst du dich entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst oder nicht. Diese Entscheidung hängt davon ab, ob du Privatpersonen oder Unternehmen zu deinem Kundenkreis zählst und die Höhe deiner Vorsteuerbeträge.    

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine simple Gewinnermittlung, in der die Umsätze den Ausgaben gegenübergestellt werden. Das ist also die einfachste Form der Buchhaltung für Selbstständige. Dabei spielt es keine Rolle, ob dir diese bar oder unbar zugeflossen sind. Denn die Einnahmen und Ausgaben müssen durch die lückenlose Sammlung deiner Kontoauszüge nachgewiesen werden. Tätigst du deine Privatausgaben auch über dieses Konto, so ist das unerheblich. Denn die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben stellt den Gewinn oder Verlust deines Unternehmens dar. Anschließend verlangt der Gesetzgeber für die Aufzeichnung das Journal aus der Buchhaltung oder deine Kontoauszüge. Empfohlen sind beide, die WKO stellt für nähere Informationen kostenlos eine Broschüre zur Verfügung.

Die Umsatzsteuervoranmeldung – UVA

Bist du kein Kleinunternehmer, bist du folglich zur Abgabe der UVA verpflichtet. Der Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Liegt dein Vorjahresumsatz jedoch höchstens bei 100.000 €, so ist der Voranmeldungszeitraum das Kalendervierteljahr. Du kannst aber auch freiwillig den Monat wählen, bist aber dann ein Jahr an die Entscheidung gebunden.

Generell wird unterschieden in Soll- und Istbesteuerung. Die Sollbesteuerung erfolgt nach den vereinbarten Entgelten, also unabhängig davon, ob du deine Forderung erhalten hast. Die Istbesteuerung nach vereinnahmten Entgelten, also entsprechend deinen Zahlungsein- und ausgängen. Näheres dazu und zur Buchhaltung für Selbstständige erfährst du auch auf der Seite der WKO.

GoBD

Ja und dann gibt es da noch die GoBD. Dir schwirrt schon der Kopf und du fragst dich, was ist das denn? Das Kürzel GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist auch die Bezeichnung des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (Aktenzeichen: IV A 4 – S 0316/13/10003). Die GoBD legt fest, welche Vorschriften Steuerpflichtige bei der Erstellung der (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung sowie des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung zu beachten haben. Diese Vorschriften sind sehr komplex. Jedoch kannst du es dir auch einfach machen und eine Buchhaltungssoftware verwenden, die die GoBD beinhaltet. Denn das Softwarehaus ist für die Umsetzung der GoBD verantwortlich und du hast wieder einen freien Kopf. Das hört sich doch gut an oder?

Fazit

Das Jungunternehmertum in Österreich boomt. Damit junge Unternehmen jedoch nicht schon nach ein paar Jahren scheitern, braucht es Hilfsmittel, die den UnternehmerInnen das Leben erleichtern. Eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware und die korrekte Buchhaltung für Selbstständige sind daher wichtige Meilensteine, um den kaufmännischen Weitblick zu erhalten und die richtigen Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen. Also: Auf ein langes Leben als erfolgreicher Unternehmer!

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